Distinguish between formatting and validating field data with examples.

Formatting field

• Formatting means the appearance of data to store in table
• It determines the looks of data obtained while accessed by user
• Different formatting options are available for different types of data in DBMS (based on MS Access):
• For Numeric data: General, Currency, Fixed, Standard, Percentage etc
• For Date/Time: Short date, Long date, Medium date etc.
• For Yes/No Yes/No, True/False, On/Off

Validating field

• Validating fields means controlling and limiting the value that can be entered into particular field in table
• Data type that is selected for particular field limits the type of data in some extent
• Data validation specifies the criteria of data to be entered
• It can also provide options and range of valid data
• In Access validation can be defined for any type of data of cell
• validation rule-15' defines than only numeric data larger than 15 can be entered in particular field

फिल्डको फर्मेटिङ

• फर्मेटिड भन्नाले टेवलका भण्डारण हुने डाटाको स्वरूपलाई जनाउँछ
• प्रयोगकर्ताले डाटा एक्सेस गर्दा कुन रूपमा डाटा प्राप्त गर्छ भन्ने कुराको निर्धारण गर्दछ
• डाटाबेसमा (एक्सेसलाई आधार मान्दा ) फरक फरक डाटाका फरक फरक फर्मेटिङ अप्सनहरु हुन्छन् :
• Number डाटाको फर्मेटिङ: General, Currency, Fixed Standard, Percentage आदि
• Date / Time को फर्मेटिङ: Short date, Long date, Medium date etc.
• Yes/No डाटाको फर्मेटिड : Yes / No, True / False, On/Off

भ्यालिडेटिङ फिल्ड

• टेबलको कुनै फिल्डमा प्रविष्टि गर्न सकिने डाटालाई नियन्त्रण तथा सीमित गर्ने प्रक्रियलाई भ्यालिडेसन भनिन्छ
• टेबलको फिल्डमा प्रयोग हुने डाटा टाइपले पनि एक हदसम्म प्रविष्टि गर्ने डाटाको सीमालाई जनाउँछ
• डाटा भ्यालिडेसनले डाटा प्रविष्टि गर्न शर्त तोक्छ
• यसले मान्य हुने डाटाको रेन्ज प्रदान गर्छ
• माइक्रोसफ्ट एक्सेसमा कुनै पनि सेलमा डाटा भ्यालिडेसन नियम प्रयोग गर्न सकिन्छ
• उदाहरणको लागि भ्यालिडेसन नियम 15' ले कुनै फिल्डमा १५ भन्दा ठूलो सांख्यिक डाटा मात्र प्रविष्टि गर्न सकिने कुरा जनाउँछ