Definition
- Mail merge is a feature of MS Word to merge multiple recipients with single mail or letter
- Mail merge can be defined as the process of creating same letter or document for different recipients
- Mail means letter and merge means to combine. Hence. Mail merge is the process of combining name of different recipients to single letter. It enables user to create similar letter or document to multiple recipients.
Technically mail merge combines or merges data source with main document to create merged document. Here data source includes the detail list of recipients which can be word document, excel workbook or CSV file. Main document with data source. Merge document includes same letter with name of different recipients.
To perform mail merges
- First we need to create data source with required fields
- Identify or create main document
- Combine the data source with main document and
- Complete the merge process after previewing the final output.
Advantages of mail merge
- As mail merge is the important feature of MS Word has it has following advantages:
- One standard letter can be written to all persons without having to manually add each name and address.
- The letter can be personalized - it looks as though the letter has been written to the individual person.
- It's a very fast way to produce hundreds of personalized letters. Hence, economical and saves a lot of time.
मेल मर्ज
- मेल मेर्ज वर्डको त्यो विशेषता हो जसको प्रयोगबाट एउटै पत्र अथवा डकुमेन्ट धेरै जना व्यक्तिको नाममा तयार गर्न सकिन्छ ।
- मेल मर्ज एउटै पत्र अथवा डकुमेन्ट धेरै जनाको नाममा तयार गर्ने प्रक्रिया हो ।
- मेल भनेको चिठी अथवा पत्र हो भने मर्ज भनेको जोड्नु अथवा गाँस्नु हो। धेरै जना व्यक्तिहरुको नाम ठेगाना जस्ता विवरणलाई एउटा पत्रमा गाँस्ने प्रक्रिया नै मेल मर्ज हो । यसले एउटै व्यहोराको पत्र अथवा डकुमेन्ट धेरै व्यक्तिको नाममा तयार गर्न सघाउँछ ।
प्राविधिकरुपमा भन्नुपर्दा मेल मर्जले मेन डकुमेन्टलाई डाटाको स्रोत (data source) सँग combine गरी merged document को रुपमा फाइल सिर्जना गर्छ । यहाँ डाटा स्रोत भनेको पत्र पठाइने व्यक्तिहरुको विवरणात्मक सूची हो जुन word को डकुमेन्ट, excel को वर्कबुक अथवा CSV file हुन सक्छ। मेन डकुमेन्ट भनेको सुरुमा तयार गरिने पत्र हो जुन सूचीमा रहेका सबै व्यक्तिहरुको नाममा तयार गरिन्छ र merged document भनेको data source लाई main document सँग merge अथवा combine गरिसकेपछि प्राप्त हुने नयाँ फाइल हो । merge document मा अलग अलग व्यक्तिको नाममा अलग अलग पत्र अथवा डकुमेन्ट तयार गरिन्छ ।
मेल मर्ज गर्नका लागि
- पहिला आवश्यक विवरण राखी data source
- Main document को पहिचान गर्नुपर्छ अथवा नयाँ बनाउनुपर्छ
- Data source लाई main document सँग combine गर्नुपर्छ
- Preview हेरिसकेपछि final output निकाल्नुपर्छ
मेल मर्जका फाइदाहरु
- मेल मर्ज माइक्रोसफ्ट वर्डको मुख्य विशेषता हुनुका साथै यसका निम्निलखित फाइदाहरू छन् :
- पत्रमा एक एक जनाको नाम नराखीकन एक पटक धेरै व्यक्तिको नाममा पत्र तयार गर्न सकिन्छ
- आवश्यकता अनुसार अलग अलग पत्र अलग अलग सच्याउन पनि सकिन्छ ।
- सयौँ पत्र छोटो समयमा तयार गर्छ। जसको कारण पैसा र समय दुवैको बचत हुन्छ ।